PRIVACY POLICY

METANOIA STAYS
Information provided pursuant to Articles 12, 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable Italian data protection legislation.

Last updated: 23 July 2026

Article 1 — Data Controllers
METANOIA STAYS is an innovative tourist accommodation network comprising properties operated by legally independent companies.

The companies operating within the network are:
METANOIA VENTURES S.R.L.

• Registered office: Via Ettore Ximenes 21A, int. 1, 00197 Rome, Italy
• Italian Tax Code and VAT number: 18619451000
• Certified email (PEC): metanoiaventures@pec.it

ESO ENDO S.R.L.

• Registered office: Via A. Secchi, 8, 00197 Rome, Italy
• Italian Tax Code and VAT number: 18617451002
• Certified email (PEC): esoendo@pec.it

Both companies operate as Innovative Startups and Benefit Corporations under Italian law.

As a general rule, each company acts as an independent data controller for the accommodation properties it manages and determines the purposes and means of the processing within its responsibility.

The company responsible for a particular stay can be identified from the booking confirmation, contractual or tax documentation, or other communications concerning the property.

The use of the shared METANOIA STAYS brand does not automatically establish joint controllership. Any processing for which the companies jointly determine the purposes and means is governed by Article 26 GDPR, where applicable.

Contact for privacy rights requests: metanoiaventuresb@gmail.com
Data subjects may also contact the relevant controller using its certified email address.

Article 2 — Scope
This Privacy Policy covers personal data processing associated with:

• visiting the METANOIA STAYS website;
• enquiries and quotation requests;
• direct bookings and reservations made through platforms or intermediaries;
• accommodation services and additional services;
• guest identification and registration;
• invoicing, payments and tax compliance;
• administrative, statistical and public security obligations;
• communications with guests, customers and other individuals;
• optional research initiatives and promotional activities, where applicable.

It applies to guests, booking holders, website visitors and other individuals whose personal data are processed for these purposes.
Booking platforms, payment providers and other independent controllers also apply their own privacy notices.

Article 3 — Categories of Personal Data
Depending on the service and applicable legal obligations, the following information may be processed:
a) Identification data: first name, surname, date and place of birth, nationality, sex where required by applicable procedures, identity document details and other legally required identification information.
b) Contact details: email addresses, telephone numbers and other contact information used for stay-related communications.
c) Booking information: booked property, room or apartment category, arrival and departure dates, number and names of guests, length of stay, requested services, rates and booking details.
d) Residence, origin and tax information: country, region, province, municipality, address, postal code, Italian tax code, VAT number and other relevant information.
e) Payment information: amounts, transaction status, payment references, refunds, deposits, guarantees and technical transaction identifiers handled by payment providers.
f) Stay-related information: requests, communications, reports, services used, possible damage, missing items, disputes and relevant supporting documentation.
g) Administrative and tourist tax information: overnight stays, amounts due, exemptions, reductions and supporting documentation where necessary.
h) Website and digital service information: IP addresses, access data, device and browser information, technical logs and online identifiers, insofar as these are actually collected.
i) Voluntarily supplied information: information provided in enquiries, messages, questionnaires or other communications.
Special categories of personal data under Article 9 GDPR are processed only where necessary and where an applicable legal condition permits such processing.

Article 4 — Purposes and Legal Bases
Personal data may be processed for the following purposes.
a) Enquiries, bookings and accommodation services. Responding to requests, confirming and managing bookings, arranging access to properties, providing services and handling operational communications.
Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR, performance of a contract or pre-contractual steps.
b) Public security requirements. Identifying guests and reporting legally required information to the competent authorities.
Legal basis: Article 6(1)(c) GDPR, compliance with a legal obligation.
c) Tax, accounting, administrative and statutory statistical obligations. Issuing and retaining fiscal documents, administering the tourist tax and reporting tourism statistics.
Legal basis: Article 6(1)(c) GDPR.
d) Payments and contractual obligations. Collecting amounts due, administering refunds and verifying sums relating to the stay.
Legal basis: Article 6(1)(b) and, where applicable, Article 6(1)(f) GDPR.
e) Security, fraud prevention and legal claims. Protecting properties and systems, preventing abuse, documenting damage, resolving disputes and establishing, exercising or defending legal claims.
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR, subject to an appropriate assessment of legitimate interests and applicable law.
f) Marketing and optional initiatives. Sending promotional communications or collecting personal information in voluntary activities, where such activities are offered.
Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR where consent is required, or another specifically applicable legal basis.
g) Website operation and security. Maintaining technical functionality, security and continuity of digital services.
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR where applicable; non-essential tracking technologies require consent when mandated by law.
Individuals may object to processing based on legitimate interests in the circumstances provided for by Article 21 GDPR.

Article 5 — Bookings and Intermediary Platforms
Bookings may be made directly through the website or the companies' communication channels, or through platforms and intermediaries such as Booking.com, Airbnb and travel agencies.
Information necessary to manage a reservation may be transferred from these platforms to the property operator and its operational systems, including the Mews property management system and associated integration tools.

This information may include identification details, contact information, stay dates, booking composition, requested services, rates and payment status.
Booking platforms and intermediaries may act as independent data controllers under their own privacy notices. Technology providers may act as processors or in other capacities depending on the services actually provided.

Article 6 — Guest Identification and Public Security Reporting
Accommodation operators must comply with guest identification and public security reporting requirements under Article 109 of the Italian Consolidated Public Security Act and its applicable implementing provisions.
Identification procedures may be performed using digital check-in tools, including services integrated with Mews.

Images of identity documents may be collected temporarily where necessary to verify the documents and complete legally required registration.
Such images are used only for the necessary identification and registration procedures and are deleted after the required public security reporting has been completed. They are not maintained as a permanent archive of identity document copies.

Legally required information is transmitted to the Italian State Police through Alloggiati Web in accordance with applicable procedures and deadlines.
Acknowledgements and evidence of reporting are managed and retained for the periods required by law.

Deleting identity document images does not require the deletion of information lawfully retained for separate purposes, particularly tax and accounting records.

Article 7 — Tourism Statistics, Administrative Reporting and Tourist Tax
The operator processes information necessary to comply with national and regional tourism statistics reporting requirements, including through the Lazio Region's ROSS1000 system.

Depending on applicable requirements, this may include arrivals, departures, overnight stays, guests' places of origin or residence and other tourism flow characteristics.

Information is submitted to the relevant authorities in individual, aggregated or other legally prescribed formats, as applicable.

The operator also processes information required to calculate, collect, declare and remit the tourist tax payable to Roma Capitale, including through municipal online systems such as GECOS.

Relevant information may include the number of guests, length of stay, taxable and exempt overnight stays, grounds for exemption and any supporting documentation required by law.

Reporting is carried out according to the frequency and procedures established by the competent authorities.

Article 8 — Invoicing and Tax Record Retention
The operator processes and retains personal data included in fiscal documents relating to accommodation services.

Depending on the document type and relevant circumstances, these may include:

• names and surnames of guests included in the stay;
• country of residence or origin;
• identification and tax information concerning the invoice recipient;
• Italian tax code and, where applicable, VAT number;
• residential or registered office address where necessary.

For Italian guests, where relevant to invoicing, the operator may record the Italian tax code and complete residential address, including street, building number, postal code, municipality and province.

Including the names of several guests in a fiscal document does not mean that all such information is legally mandatory for every invoice type. Relevance and data minimisation principles apply.

Fiscal and accounting records are ordinarily retained for ten years, subject to longer statutory periods or legitimate legal requirements.

Article 9 — Payments, Payment Cards and Guarantees
Payments may be processed through Mews and authorised payment service providers, booking platforms or other payment channels used for the transaction.

Complete payment card information is handled through specialised payment systems in accordance with applicable security measures and agreements.
The operator may receive limited transaction information, such as amounts, transaction status, dates, payment references, tokenised identifiers and partial payment instrument details where available.

Technical storage of payment credentials or tokens, where applicable, takes place through authorised systems for permitted purposes.

Any post-stay charges, including documented damage, missing items or other contractual amounts, are processed only where permitted by the applicable contractual terms, valid payment authorisations and the law.
This Privacy Policy does not itself constitute authorisation to charge a payment card.

Article 10 — Guest Communications
Communications may take place by email, telephone, messaging services, WhatsApp, tools integrated with Mews and booking platform messaging systems.

Messages may concern reservations, check-in, access instructions, assistance, payments, administrative documentation, complaints and other operational matters.

Message content and associated technical information are processed only to the extent necessary to manage the relationship, document requests and protect legal rights.

Third-party communication providers may carry out additional processing according to their respective roles and privacy notices.

Article 11 — Research, Innovation and Anonymous Statistics
METANOIA VENTURES S.R.L. and ESO ENDO S.R.L., both Innovative Startups and Benefit Corporations, conduct research, development and innovation activities in hospitality, with particular attention to environmental sustainability, resource efficiency, guest experience and innovative accommodation management models.

These activities involve collecting and analysing anonymous statistical information about property operations, consumption, service usage and general tourism flow characteristics.

11.1. Properties and stays
Statistical information may be classified by:

• property and location;
• type and category of rooms and apartments;
• accommodation capacity and occupancy;
• length of stay and reporting period.

11.2. Resource and material consumption
Statistical measurements may cover:

• quantities of water and energy consumed;
• use of products, materials and equipment;
• consumption of hygiene, cleaning and hospitality supplies;
• use and replacement of bed linen and towels;
• waste generation and environmental indicators, where measured.

11.3. Services and preferences
Analysis may include:

• frequency and patterns of service usage;
• preferences concerning accommodation features and amenities;
• product usage and consumption trends;
• statistical assessments of needs expressed by guests.

11.4. Sociodemographic characteristics
Anonymous statistics may be organised by:

• sex;
• age or age group;
• country or locality of origin;
• composition of travelling families or groups, including adults and minors;
• purpose of travel or stay.

These characteristics are used as statistical variables, not to create personal profiles of individual guests.

11.5. Collection methods
Research information is collected and used in anonymous statistical form. The research database does not include names, contact information, identity document details or other personal identifiers.
Research activities are not intended to identify specific individuals or families, do not involve individual profiling and do not result in automated decisions concerning individual guests.
These measurements are separate from the processing necessary for reservations, guest registration, invoicing and statutory obligations.

11.6. Purposes and findings
Statistical information is used to study accommodation usage, reduce waste, improve energy efficiency, understand tourism trends, develop services and technologies, evaluate hospitality quality and assess public-benefit initiatives.

Anonymous findings may be used in studies, reports, innovation projects, benefit activity reporting and other activities consistent with the companies' objectives.

Information that is genuinely anonymous and does not permit direct or indirect identification by means reasonably likely to be used is not personal data under the GDPR.

If optional research initiatives involve the collection of personal data, participants will receive appropriate information and consent will be obtained where legally required. Non-participation does not affect accommodation services.

Article 12 — Marketing and Promotional Communications
Communications necessary to manage a booking or provide accommodation services are not, in themselves, marketing communications.

Newsletters, offers, promotions and other commercial communications are sent in accordance with the GDPR and applicable Italian electronic communications legislation.

Where required, the operator obtains freely given, specific and withdrawable consent. Statutory exceptions for communications concerning similar previously purchased services may apply only where the legal requirements are satisfied and an opt-out is provided.

Marketing consent is not a condition of booking or staying at a property.
Individuals may object to direct marketing at any time.

Article 13 — Data Recipients and Service Providers
Where necessary, personal data may be disclosed to:

• authorised staff and collaborators;
• PMS, channel management and technology providers, including Mews;
• booking platforms and intermediaries;
• payment providers, banks and financial service operators;
• hosting, IT maintenance, email and messaging providers;
• accountants, tax advisers, lawyers and other relevant professionals;
• operational service providers, to the extent strictly necessary;
• the Italian State Police, Italian Revenue Agency, Lazio Region, Roma Capitale and other competent authorities;
• other parties where disclosure is legally required or necessary to protect legal rights.

Providers processing personal data on the controller's behalf are appointed as processors under Article 28 GDPR where applicable.

Organisations independently determining processing purposes and means act as independent controllers.

Guests' personal data are not sold to third parties.

Article 14 — International Data Transfers
The use of booking platforms, cloud systems, payment services or communication providers may involve processing personal data outside the European Economic Area.

Where such transfers occur, the controller applies the mechanisms and safeguards required by Chapter V GDPR, as appropriate, including European Commission adequacy decisions, Standard Contractual Clauses and supplementary safeguards where necessary.

Individuals may request information about the safeguards applicable to transfers of their personal data using the contact details in this Policy.

Article 15 — Data Retention
Personal data are retained only for as long as necessary for the relevant purposes and applicable obligations.
In particular:
a) Identity document images: deleted following completion of identification and mandatory public security reporting; no permanent archive of document copies is maintained.
b) Alloggiati Web reporting: transmitted information is not separately retained solely for public security purposes beyond what applicable rules permit; reporting acknowledgements are subject to a five-year statutory retention period.
c) Tax and accounting documents: ordinarily ten years, subject to additional statutory or legitimate legal requirements.
d) Tourist tax, administrative and statutory statistical records: for the periods required by applicable rules and any relevant audit, verification or legal defence requirements.
e) Contractual information, communications and disputes: for the duration necessary to manage the relationship and, afterwards, within applicable limitation periods or while relevant proceedings remain pending.
f) Payment information: according to the nature of the information, applicable obligations and payment providers' retention policies; the operator retains only what is necessary for legitimate purposes.
g) Consent-based processing: until consent is withdrawn or the relevant purpose is fulfilled, unless other legal requirements apply.
h) Technical data and logs: for periods proportionate to operational, security and legal needs.
i) Genuinely anonymous statistics: not subject to GDPR retention requirements because they are not personal data.

When the relevant retention periods expire, data are deleted, anonymised or otherwise handled in accordance with applicable law.

Article 16 — Data Security
The controllers implement technical and organisational measures appropriate to processing risks in accordance with Article 32 GDPR.
Depending on the systems used, measures may include access controls, restricted permissions, credential protection, specialised service providers, staff access management and data retention and deletion procedures.
Access to personal data is limited to authorised individuals and providers who need the information for legitimate purposes.

Security measures are reviewed and adapted to processing risks and technological developments.

Article 17 — Provision of Data
Information necessary for booking, providing accommodation, guest identification and legal compliance must be provided to the extent required for those purposes.

Failure to provide such information may prevent a booking from being completed, accommodation from being provided, access to the property or completion of legally required procedures.
Providing information for optional research initiatives or marketing is voluntary.

Refusal to provide information unnecessary for the stay does not prevent guests from receiving their duly booked accommodation services.

Article 18 — Data Subject Rights
Subject to the conditions and limitations established by the GDPR, individuals have the right to:

• access their personal data (Article 15);
• rectify inaccurate data (Article 16);
• request erasure (Article 17);
• restrict processing (Article 18);
• data portability (Article 20);
• object to processing (Article 21);
• not be subject to solely automated decisions in the circumstances covered by Article 22;
• withdraw consent where processing is based on consent, without affecting prior lawful processing.

These rights are not absolute and may be subject to statutory retention requirements and other applicable limitations.
Requests may be submitted using the privacy contact in Article 1 or the relevant company's certified email address.

The controller responds within the time limits set by Article 12 GDPR, generally within one month of receiving the request, subject to lawful extensions.

Individuals may lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority, Garante per la protezione dei dati personali, at www.garanteprivacy.it, and seek judicial remedies.

Article 19 — Website, Cookies and Tracking Technologies
The METANOIA STAYS website is built using Tilda.

Browsing the website may involve processing technical information necessary to display pages, maintain security and operate online services.
The use of cookies, traffic analytics, embedded content and tracking technologies is governed by applicable law, including Article 122 of Italian Legislative Decree 196/2003 and the GDPR.

Strictly necessary technical cookies may be used as permitted by law. Non-essential tracking technologies requiring consent are activated only after valid user consent has been obtained.

Details of the technologies actually used, providers, purposes and retention periods are provided through a dedicated Cookie Policy and, where required, a consent management mechanism.

Article 20 — Policy Updates
This Privacy Policy may be updated to reflect changes in law, company organisation, technology or services.

The current version is published on the METANOIA STAYS website and indicates the date of its latest update.

Where required, material changes will be communicated to individuals in accordance with applicable law.

Article 21 — Language Versions
This Privacy Policy is available in Italian, English and Russian to make it easier for guests and website users to understand.

All language versions are intended to convey the same substantive information. In the event of interpretative differences, the Italian text serves as the primary drafting reference, without prejudice to individuals' mandatory rights under applicable law.

INFORMATIVA SULLA PRIVACY

METANOIA STAYS
Informativa ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa italiana applicabile.

Ultimo aggiornamento: 23 luglio 2026

Articolo 1 — Titolari del trattamento
METANOIA STAYS è una rete innovativa di ospitalità turistica che comprende strutture ricettive gestite da società giuridicamente autonome.
Le società operanti nell'ambito della rete sono:

METANOIA VENTURES S.R.L.

• Sede legale: Via Ettore Ximenes 21A, int. 1, 00197 Roma, Italia
• Codice Fiscale e Partita IVA: 18619451000
• PEC: metanoiaventures@pec.it

ESO ENDO S.R.L.

• Sede legale: Via A. Secchi, 8, 00197 Roma, Italia
• Codice Fiscale e Partita IVA: 18617451002
• PEC: esoendo@pec.it

Entrambe le società operano come Startup Innovative e Società Benefit.
Ciascuna società agisce, di regola, quale autonomo titolare del trattamento dei dati personali relativi alle strutture da essa gestite, determinando le finalità e i mezzi dei trattamenti di propria competenza.

La società responsabile di uno specifico soggiorno è identificabile nella conferma di prenotazione, nella documentazione contrattuale o fiscale e nelle altre comunicazioni relative alla struttura.

La condivisione del marchio METANOIA STAYS non comporta automaticamente una contitolarità del trattamento. Eventuali trattamenti per i quali le società determinino congiuntamente finalità e mezzi sono disciplinati secondo l'articolo 26 GDPR, ove applicabile.

Contatto per l'esercizio dei diritti privacy: metanoiaventuresb@gmail.com.

Gli interessati possono inoltre contattare il titolare competente attraverso la rispettiva PEC.

Articolo 2 — Ambito di applicazione
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito:

• della navigazione sul sito web METANOIA STAYS;
• delle richieste di informazioni e preventivi;
• delle prenotazioni dirette e tramite piattaforme o intermediari;
• della gestione dei soggiorni e dei servizi accessori;
• delle procedure di identificazione e registrazione degli ospiti;
• della fatturazione, dei pagamenti e degli adempimenti fiscali;
• degli obblighi amministrativi, statistici e di pubblica sicurezza;
• delle comunicazioni con ospiti, clienti e altri interessati;
• delle eventuali attività promozionali e iniziative facoltative di ricerca.

L'informativa si applica agli ospiti, alle persone che effettuano prenotazioni, ai visitatori del sito e agli altri soggetti i cui dati siano trattati nell'ambito delle attività descritte.

Le piattaforme di prenotazione, i fornitori di pagamento e gli altri soggetti che operano come autonomi titolari applicano anche le proprie informative privacy.

Articolo 3 — Categorie di dati personali
A seconda del servizio e degli obblighi applicabili, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
a) Dati identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, sesso ove richiesto dalle procedure applicabili, estremi e informazioni contenute nei documenti di identità.
b) Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, recapiti utilizzati per comunicazioni relative al soggiorno.
c) Dati relativi alla prenotazione: struttura prenotata, tipologia di camera o appartamento, date di arrivo e partenza, numero e nominativi degli ospiti, durata del soggiorno, servizi richiesti, tariffe e informazioni sulla prenotazione.
d) Dati di residenza, provenienza e fiscali: Paese, Regione, Provincia, Comune, indirizzo, CAP, Codice Fiscale, Partita IVA e altri dati necessari in relazione alla documentazione e agli adempimenti applicabili.
e) Dati relativi ai pagamenti: importi, stato delle transazioni, riferimenti di pagamento, rimborsi, depositi, garanzie e identificativi tecnici delle operazioni gestite dai prestatori di servizi di pagamento.
f) Dati relativi al soggiorno: richieste, comunicazioni, segnalazioni, servizi utilizzati, eventuali danni, oggetti mancanti, contestazioni e documentazione pertinente.
g) Dati amministrativi e relativi al contributo di soggiorno: pernottamenti, importi dovuti, esenzioni, riduzioni e documentazione giustificativa ove necessaria.
h) Dati tecnici relativi al sito e ai servizi digitali: indirizzi IP, dati di accesso, informazioni sul dispositivo e sul browser, log tecnici e identificatori online, nei limiti in cui siano effettivamente raccolti.
i) Dati forniti volontariamente: informazioni inserite in richieste, messaggi, questionari o altre comunicazioni.
Eventuali categorie particolari di dati personali, ai sensi dell'articolo 9 GDPR, sono trattate soltanto quando necessario e in presenza di una specifica condizione di liceità prevista dalla normativa applicabile.

Articolo 4 — Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Gestione delle richieste, prenotazioni e soggiorni. Per rispondere alle richieste, confermare e amministrare le prenotazioni, organizzare l'accesso alle strutture, fornire i servizi richiesti e gestire le comunicazioni operative.
Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, per le attività necessarie all'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.
b) Adempimenti di pubblica sicurezza. Per identificare gli ospiti e comunicare alle autorità competenti i dati previsti dalla legge.
Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.
c) Obblighi fiscali, contabili, amministrativi e statistici. Per emettere e conservare documenti fiscali, gestire il contributo di soggiorno e adempiere agli obblighi di rilevazione dei flussi turistici.
Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.
d) Gestione dei pagamenti e delle obbligazioni contrattuali. Per riscuotere gli importi dovuti, gestire rimborsi e verificare eventuali somme relative al soggiorno.
Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e, ove applicabile, f), GDPR.
e) Sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti. Per proteggere le strutture e i sistemi, prevenire frodi, documentare danni, gestire contestazioni ed esercitare o difendere diritti.
Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, nei limiti del legittimo interesse concretamente valutato e della normativa applicabile.
f) Comunicazioni promozionali e iniziative facoltative. Per inviare comunicazioni commerciali o raccogliere dati personali nell'ambito di iniziative volontarie, quando previste.
Base giuridica: consenso ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR, quando richiesto dalla legge, oppure altra base giuridica specificamente applicabile.
g) Funzionamento e sicurezza del sito. Per garantire le funzionalità tecniche, la sicurezza e la continuità dei servizi digitali.
Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, ove applicabile; per strumenti di tracciamento non necessari è richiesto il consenso quando previsto dalla normativa.

Quando un trattamento si fonda sul legittimo interesse, l'interessato può esercitare il diritto di opposizione nei casi previsti dall'articolo 21 GDPR.

Articolo 5 — Prenotazioni e piattaforme di intermediazione
Le prenotazioni possono essere effettuate direttamente, attraverso il sito web o i canali di contatto delle società, oppure tramite piattaforme e intermediari, tra cui Booking.com, Airbnb e agenzie di viaggio.

I dati necessari alla gestione della prenotazione possono essere trasmessi dalle piattaforme al gestore della struttura e ai sistemi tecnologici utilizzati per la gestione operativa, incluso il sistema PMS Mews e i relativi strumenti di integrazione.

Tali dati possono comprendere informazioni identificative, contatti, date del soggiorno, composizione della prenotazione, servizi richiesti, condizioni tariffarie e stato dei pagamenti.

Le piattaforme e gli intermediari possono trattare dati personali in qualità di autonomi titolari secondo le rispettive informative. I fornitori tecnologici possono operare come responsabili del trattamento o assumere altri ruoli in relazione ai servizi effettivamente prestati.

Articolo 6 — Identificazione degli ospiti e obblighi di pubblica sicurezza
Il gestore è soggetto agli obblighi di identificazione degli ospiti e comunicazione delle generalità alle autorità di pubblica sicurezza previsti dall'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza e dalle disposizioni attuative applicabili.

Le procedure possono essere svolte anche mediante sistemi digitali di check-in, inclusi gli strumenti messi a disposizione attraverso Mews.

Ai fini della verifica dei documenti, può essere richiesta l'acquisizione temporanea di immagini del documento di identità.

Le immagini dei documenti sono utilizzate esclusivamente per le operazioni necessarie di identificazione e registrazione e vengono cancellate al completamento delle comunicazioni obbligatorie, senza costituire un archivio permanente delle copie dei documenti.

I dati prescritti sono comunicati alla Polizia di Stato attraverso il sistema Alloggiati Web, secondo le modalità e i termini previsti dalla legge.
Le ricevute e le evidenze delle comunicazioni sono gestite e conservate nei termini previsti dalla normativa applicabile.

La cancellazione delle immagini dei documenti non comporta la cancellazione delle informazioni che debbano essere legittimamente conservate per altre finalità, in particolare negli atti fiscali e contabili.

Articolo 7 — Adempimenti statistici, amministrativi e contributo di soggiorno
Il gestore tratta le informazioni necessarie a soddisfare gli obblighi di rilevazione statistica dei flussi turistici previsti dalla normativa nazionale e regionale, anche attraverso il sistema ROSS1000 della Regione Lazio.

Le rilevazioni possono comprendere, nei limiti richiesti, dati relativi agli arrivi, alle partenze, al numero di pernottamenti, alla provenienza e alla residenza degli ospiti e ad altre caratteristiche dei flussi turistici.

Le comunicazioni alle autorità possono avvenire in forma individuale, aggregata o secondo altri formati prescritti dai sistemi competenti.
Il gestore tratta inoltre le informazioni necessarie alla determinazione, riscossione, dichiarazione e riversamento del contributo di soggiorno a Roma Capitale, anche attraverso i sistemi telematici comunali, incluso GECOS.
A tali fini possono essere trattati dati relativi al numero degli ospiti, alla durata del soggiorno, ai pernottamenti imponibili o esenti, alle cause di esenzione e alla documentazione giustificativa richiesta dalla normativa.
Le comunicazioni e le dichiarazioni sono effettuate con la periodicità e secondo le modalità previste dalle autorità competenti.

Articolo 8 — Fatturazione e conservazione della documentazione fiscale
Per la fatturazione e l'adempimento degli obblighi fiscali e contabili, il gestore tratta e conserva i dati personali riportati nei documenti fiscali relativi al soggiorno.

In base alla tipologia del documento e alle informazioni pertinenti, tali dati possono comprendere:

• nomi e cognomi degli ospiti inclusi nel soggiorno;
• Paese di residenza o provenienza;
• dati identificativi e fiscali del soggetto intestatario;
• Codice Fiscale e, ove applicabile, Partita IVA;
• indirizzo di residenza o sede, quando necessario.

Per gli ospiti italiani, ove pertinente alla fatturazione, possono essere registrati il Codice Fiscale e l'indirizzo completo di residenza, comprensivo di via, numero civico, CAP, Comune e Provincia.

La presenza di dati relativi a più ospiti in un documento fiscale non implica che tutti tali dati siano obbligatori per ogni tipologia di fattura: vengono applicati i principi di pertinenza e minimizzazione.

La documentazione fiscale e contabile è conservata per i periodi previsti dalla normativa applicabile, ordinariamente pari a dieci anni, salvo termini ulteriori imposti dalla legge o necessari per la tutela dei diritti.

Articolo 9 — Pagamenti, carte e garanzie
I pagamenti possono essere gestiti attraverso Mews e prestatori di servizi di pagamento autorizzati, nonché attraverso piattaforme di prenotazione o altri canali di pagamento utilizzati per la transazione.
I dati completi delle carte di pagamento sono gestiti attraverso sistemi di pagamento specializzati, secondo le rispettive misure di sicurezza e gli accordi applicabili.

Il gestore può ricevere e trattare informazioni limitate relative alla transazione, quali importo, esito, data, riferimento dell'operazione, identificativi tokenizzati e dati parziali dello strumento di pagamento, ove disponibili.

L'eventuale conservazione tecnica di credenziali o token di pagamento avviene attraverso i sistemi autorizzati e per le finalità consentite.

Gli eventuali addebiti successivi al soggiorno, inclusi quelli relativi a danni documentati, beni mancanti o altre obbligazioni contrattuali, sono gestiti esclusivamente quando consentiti dalle condizioni contrattuali applicabili, dalle autorizzazioni di pagamento validamente acquisite e dalla legge.
La presente informativa non costituisce, di per sé, un'autorizzazione all'addebito.

Articolo 10 — Comunicazioni con gli ospiti
Le comunicazioni possono avvenire tramite email, telefono, messaggistica, WhatsApp, strumenti di comunicazione integrati in Mews e piattaforme di prenotazione.

I messaggi possono riguardare prenotazioni, check-in, istruzioni di accesso, richieste di assistenza, pagamenti, documentazione amministrativa, reclami e altre esigenze operative.

Il contenuto delle comunicazioni e i relativi dati tecnici sono trattati nei limiti necessari alla gestione del rapporto, alla documentazione delle richieste e alla tutela dei diritti.

L'utilizzo di servizi di comunicazione di terzi può comportare ulteriori trattamenti effettuati dai rispettivi fornitori secondo i ruoli e le informative applicabili.

Articolo 11 — Ricerca, innovazione e statistiche anonime
METANOIA VENTURES S.R.L. ed ESO ENDO S.R.L., entrambe Startup Innovative e Società Benefit, svolgono attività di ricerca, sviluppo e innovazione nel settore dell'ospitalità, con particolare attenzione alla sostenibilità ambientale, all'efficienza nell'utilizzo delle risorse, alla qualità dell'esperienza degli ospiti e allo sviluppo di nuovi modelli di gestione.

Nell'ambito di tali attività vengono raccolte e analizzate informazioni statistiche anonime, relative al funzionamento delle strutture, ai consumi, all'utilizzo dei servizi e alle caratteristiche generali dei flussi turistici.

11.1. Caratteristiche delle strutture e dei soggiorni
Le statistiche possono essere suddivise per:

• struttura ricettiva e ubicazione;
• tipologia e categoria di camere e appartamenti;
• capacità ricettiva e occupazione;
• durata dei soggiorni e periodi di riferimento.

11.2. Consumi e utilizzo delle risorse
Le rilevazioni possono riguardare:

• quantità di acqua ed energia consumate;
• utilizzo di materiali, prodotti e dotazioni;
• consumo di prodotti per l'igiene, la pulizia e l'accoglienza;
• utilizzo e sostituzione della biancheria;
• produzione di rifiuti e indicatori ambientali, ove rilevati.

11.3. Servizi e preferenze
Le analisi possono comprendere:

• frequenza e modalità di utilizzo dei servizi;
• preferenze relative alle dotazioni e alle caratteristiche degli alloggi;
• tendenze di utilizzo e consumo dei prodotti;
• valutazioni statistiche delle esigenze espresse dagli ospiti.

11.4. Caratteristiche sociodemografiche
Le informazioni statistiche possono essere organizzate secondo:

• sesso;
• età o fasce di età;
• Paese o località di provenienza;
• composizione dei nuclei familiari o gruppi di viaggio, inclusa la presenza di adulti e minori;
• finalità del viaggio o del soggiorno.

Tali caratteristiche sono utilizzate come variabili statistiche e non per creare profili personali dei singoli ospiti.
11.5. Modalità di raccolta
I dati destinati alle attività di ricerca sono raccolti e utilizzati in forma statistica anonima, senza inserimento nella banca dati di ricerca di nomi, cognomi, recapiti, estremi dei documenti di identità o altri identificativi personali.
Le attività di ricerca non sono finalizzate all'identificazione di persone o famiglie specifiche, non prevedono la creazione di profili individuali e non comportano decisioni automatizzate nei confronti dei singoli ospiti.
Le rilevazioni sono distinte dai trattamenti necessari per le prenotazioni, la registrazione degli ospiti, la fatturazione e gli obblighi di legge.
11.6. Finalità e risultati
Le statistiche sono utilizzate per studiare l'utilizzo degli alloggi, ridurre gli sprechi, migliorare l'efficienza energetica, comprendere le esigenze dei flussi turistici, sviluppare nuovi servizi e tecnologie, valutare la qualità dell'ospitalità e misurare gli effetti delle iniziative di beneficio comune.
I risultati anonimi possono essere impiegati per studi, relazioni, progetti di innovazione, rendicontazioni delle attività di beneficio comune e altre attività coerenti con gli scopi delle società.

Le informazioni effettivamente anonime, che non consentono l'identificazione diretta o indiretta delle persone mediante mezzi ragionevolmente utilizzabili, non costituiscono dati personali ai sensi del GDPR.

Qualora siano organizzate iniziative facoltative che comportino la raccolta di dati personali, gli interessati riceveranno un'informativa adeguata e sarà richiesto il consenso nei casi previsti dalla legge. La mancata partecipazione non pregiudica il soggiorno.

Articolo 12 — Marketing e comunicazioni promozionali
Le comunicazioni necessarie alla prenotazione e all'esecuzione del soggiorno non costituiscono, di per sé, comunicazioni promozionali.
L'invio di newsletter, offerte, promozioni e altre comunicazioni commerciali avviene nel rispetto del GDPR e della normativa italiana sulle comunicazioni elettroniche.

Quando necessario, è richiesto un consenso libero, specifico e revocabile. Nei soli casi consentiti dalla legge, possono trovare applicazione le eccezioni previste per le comunicazioni relative a servizi analoghi già acquistati, con possibilità di opposizione.

Il consenso al marketing non è una condizione per effettuare una prenotazione o usufruire del soggiorno.

L'interessato può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati per marketing diretto.

Articolo 13 — Destinatari dei dati e fornitori di servizi
Nei limiti necessari, i dati personali possono essere comunicati a:

• personale e collaboratori autorizzati;
• fornitori di PMS, channel manager e servizi tecnologici, incluso Mews;
• piattaforme di prenotazione e intermediari;
• prestatori di servizi di pagamento, istituti bancari e operatori finanziari;
• fornitori di hosting, manutenzione informatica, email e messaggistica;
• consulenti fiscali, contabili, legali e altri professionisti soggetti ai pertinenti obblighi;
• fornitori di servizi operativi, nei limiti dei dati strettamente necessari;
• Polizia di Stato, Agenzia delle Entrate, Regione Lazio, Roma Capitale e altre autorità competenti;
• soggetti ai quali la comunicazione sia necessaria per adempiere alla legge o tutelare diritti.

I fornitori che trattano dati per conto del titolare sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 GDPR, quando tale qualificazione è applicabile.

I soggetti che determinano autonomamente finalità e mezzi del trattamento operano come autonomi titolari.

I dati personali degli ospiti non sono venduti a terzi.

Articolo 14 — Trasferimenti internazionali
L'utilizzo di piattaforme, sistemi cloud, servizi di pagamento o comunicazione può comportare il trattamento di dati personali in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

Quando tali trasferimenti si verificano, il titolare applica gli strumenti e le garanzie previsti dal Capo V GDPR, secondo il caso concreto, quali decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali tipo e ulteriori misure eventualmente necessarie.

Gli interessati possono richiedere informazioni sulle garanzie applicabili ai trasferimenti che li riguardano utilizzando i contatti indicati nella presente informativa.

Articolo 15 — Periodi di conservazione
I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per le quali sono trattati e secondo gli obblighi applicabili.

In particolare:
a) Immagini dei documenti di identità: cancellate dopo il completamento delle operazioni di identificazione e delle comunicazioni obbligatorie di pubblica sicurezza, senza archiviazione permanente delle copie.
b) Comunicazioni Alloggiati Web: i dati trasmessi non sono conservati in copie ulteriori per la sola finalità di pubblica sicurezza oltre quanto consentito dalla disciplina applicabile; le ricevute di avvenuta comunicazione sono soggette al periodo legale di conservazione di cinque anni.
c) Documentazione fiscale e contabile: ordinariamente dieci anni, salvo ulteriori obblighi o esigenze legittime di conservazione.
d) Dati relativi al contributo di soggiorno e agli obblighi amministrativi e statistici: per i termini stabiliti dalle disposizioni applicabili e dalle eventuali esigenze di verifica, controllo e difesa dei diritti.
e) Dati contrattuali, comunicazioni e contestazioni: per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, successivamente, nei limiti dei termini di prescrizione applicabili e delle eventuali controversie.
f) Dati di pagamento: secondo la natura dei dati, gli obblighi applicabili e le politiche dei prestatori di servizi di pagamento; il gestore conserva soltanto le informazioni necessarie alle proprie finalità legittime.
g) Dati trattati sulla base del consenso: fino alla revoca o al raggiungimento della finalità, salvo ulteriori obblighi di legge.
h) Dati tecnici e log: per periodi proporzionati alle esigenze di funzionamento, sicurezza e agli obblighi applicabili.
i) Statistiche effettivamente anonime: non soggette ai termini di conservazione del GDPR, poiché non costituiscono dati personali.

Alla scadenza dei termini pertinenti, i dati sono cancellati, anonimizzati o comunque gestiti secondo la normativa applicabile.

Articolo 16 — Sicurezza dei dati
I titolari adottano misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi del trattamento, ai sensi dell'articolo 32 GDPR.

Tali misure comprendono, in funzione dei sistemi utilizzati, controlli degli accessi, limitazione delle autorizzazioni, protezione delle credenziali, utilizzo di servizi specializzati, gestione degli accessi del personale e procedure per la conservazione e cancellazione dei dati.

L'accesso ai dati personali è limitato ai soggetti autorizzati e ai fornitori che ne abbiano necessità per finalità legittime.

Le misure di sicurezza sono riesaminate e adeguate in relazione ai rischi, all'evoluzione tecnologica e alle caratteristiche dei trattamenti.

Articolo 17 — Conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
Il conferimento dei dati necessari alla prenotazione, all'esecuzione del soggiorno, all'identificazione degli ospiti e agli adempimenti di legge è obbligatorio nella misura richiesta per tali finalità.

Il mancato conferimento può impedire la conclusione o l'esecuzione del contratto, l'accesso alla struttura o l'adempimento delle procedure obbligatorie.

Il conferimento di dati per iniziative facoltative e marketing, quando previsti, è invece volontario.

Il rifiuto di fornire dati non necessari al soggiorno non impedisce la fruizione dei servizi regolarmente prenotati.

Articolo 18 — Diritti degli interessati
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare:

• il diritto di accesso ai dati personali (articolo 15);
• il diritto di rettifica (articolo 16);
• il diritto alla cancellazione (articolo 17);
• il diritto alla limitazione del trattamento (articolo 18);
• il diritto alla portabilità dei dati (articolo 20);
• il diritto di opposizione (articolo 21);
• il diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati nei casi previsti dall'articolo 22;
• il diritto di revocare il consenso, quando il trattamento si fonda su di esso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

I diritti non sono assoluti e possono essere limitati dagli obblighi di conservazione e dalle altre disposizioni applicabili.

Le richieste possono essere inviate all'indirizzo privacy indicato nell'articolo 1 o alla PEC della società competente.

Il titolare risponde nei termini previsti dall'articolo 12 GDPR, di regola entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe consentite dalla legge.
L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, attraverso il sito www.garanteprivacy.it, e di adire le competenti autorità giudiziarie.

Articolo 19 — Sito web, cookie e tecnologie di tracciamento
Il sito web METANOIA STAYS è realizzato mediante la piattaforma Tilda.
La navigazione può comportare il trattamento di dati tecnici necessari alla visualizzazione delle pagine, alla sicurezza e al funzionamento dei servizi online.

L'eventuale utilizzo di cookie, strumenti di analisi del traffico, contenuti incorporati o tecnologie di tracciamento è disciplinato dalla normativa applicabile, incluso l'articolo 122 del D.Lgs. 196/2003 e le disposizioni del GDPR.
I cookie e gli strumenti tecnici strettamente necessari possono essere utilizzati nei limiti consentiti dalla legge. Gli strumenti non necessari, quando soggetti a consenso, sono attivati soltanto dopo una valida manifestazione di volontà dell'utente.

Le informazioni specifiche sulle tecnologie effettivamente utilizzate, sui fornitori, sulle finalità e sulla durata degli strumenti di tracciamento sono rese disponibili attraverso l'apposita Cookie Policy e, ove necessario, il sistema di gestione del consenso.

Articolo 20 — Aggiornamenti dell'informativa
La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, organizzative, tecnologiche o relative ai servizi offerti.
La versione vigente è pubblicata sul sito web METANOIA STAYS, con indicazione della data di aggiornamento.

Qualora modifiche sostanziali lo richiedano, gli interessati riceveranno ulteriori informazioni secondo le modalità previste dalla normativa applicabile.

Articolo 21 — Versioni linguistiche
La presente informativa è resa disponibile in italiano, inglese e russo per facilitarne la comprensione da parte degli ospiti e degli utenti.

Le versioni linguistiche sono predisposte per rappresentare gli stessi contenuti sostanziali. In caso di divergenze interpretative, il testo italiano costituisce il riferimento redazionale principale, fatti salvi i diritti inderogabili riconosciuti agli interessati dalla normativa applicabile.

ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

METANOIA STAYS
Информация об обработке персональных данных в соответствии со статьями 12, 13 и 14 Регламента (ЕС) 2016/679 (GDPR) и применимым законодательством Италии.

Дата последнего обновления: 23 июля 2026 года

Статья 1 — Операторы персональных данных

METANOIA STAYS — инновационная сеть туристического размещения, объединяющая объекты, управляемые юридически самостоятельными компаниями.
В сеть входят:

METANOIA VENTURES S.R.L.

• Юридический адрес: Via Ettore Ximenes 21A, int. 1, 00197 Roma, Italia
• Налоговый код и номер НДС (C.F./P.IVA): 18619451000
• Сертифицированная электронная почта (PEC): metanoiaventures@pec.it

ESO ENDO S.R.L.

• Юридический адрес: Via A. Secchi, 8, 00197 Roma, Italia
• Налоговый код и номер НДС (C.F./P.IVA): 18617451002
• Сертифицированная электронная почта (PEC): esoendo@pec.it

Обе компании осуществляют деятельность в статусе инновационных стартапов (Startup Innovative) и компаний общественной пользы (Società Benefit) в соответствии с итальянским законодательством.
Как правило, каждая компания является самостоятельным оператором персональных данных применительно к управляемым ею объектам размещения и определяет цели и способы обработки соответствующих данных.

Компания, ответственная за конкретное проживание, указывается в подтверждении бронирования, договорных или налоговых документах либо других сообщениях, относящихся к объекту.

Использование общего бренда METANOIA STAYS само по себе не означает совместного управления обработкой персональных данных. Если компании совместно определяют цели и средства определённой обработки, соответствующие отношения регулируются статьёй 26 GDPR, когда она применима.

Контакт для обращений по вопросам персональных данных: metanoiaventuresb@gmail.com.
Также можно обратиться непосредственно в ответственную компанию через её PEC.

Статья 2 — Сфера применения
Настоящая Политика распространяется на обработку персональных данных в связи с:

• посещением сайта METANOIA STAYS;
• запросами информации и стоимости проживания;
• прямыми бронированиями и бронированиями через посредников;
• предоставлением проживания и дополнительных услуг;
• идентификацией и регистрацией гостей;
• выставлением счетов, платежами и налоговыми обязательствами;
• административной и статистической отчётностью;
• выполнением требований общественной безопасности;
• общением с гостями, клиентами и другими лицами;
• добровольными исследовательскими и рекламными инициативами, если они проводятся.

Политика применяется к гостям, лицам, оформляющим бронирование, посетителям сайта и другим физическим лицам, чьи данные обрабатываются в указанных целях.

Платформы бронирования, платёжные сервисы и другие самостоятельные операторы данных могут применять собственные политики конфиденциальности.

Статья 3 — Категории персональных данных
В зависимости от услуги и законодательных требований могут обрабатываться следующие сведения.
а) Идентификационные данные: имя, фамилия, дата и место рождения, гражданство, пол, если он требуется в рамках применимых процедур, реквизиты документов, удостоверяющих личность, и другие необходимые идентификационные сведения.
б) Контактные данные: адрес электронной почты, номер телефона и другие контакты, используемые для связи по вопросам проживания.
в) Данные бронирования: объект размещения, категория номера или апартаментов, даты прибытия и выезда, количество и имена гостей, продолжительность проживания, заказанные услуги, тарифы и сведения о бронировании.
г) Сведения о месте жительства, происхождении и налоговые данные: страна, регион, провинция, муниципалитет, адрес, почтовый индекс, итальянский налоговый код Codice Fiscale, номер НДС Partita IVA и другие применимые сведения.
д) Платёжная информация: суммы, статус операций, платёжные идентификаторы, возвраты, депозиты, гарантии и технические сведения об операциях, обрабатываемых платёжными провайдерами.
е) Сведения о проживании: запросы, переписка, обращения, использованные услуги, возможные повреждения имущества, недостающие предметы, претензии и относящиеся к ним доказательства.
ж) Административные сведения и данные туристического налога: количество ночей, начисленные суммы, освобождения, льготы и подтверждающие документы, если они необходимы.
з) Технические данные сайта и цифровых сервисов: IP-адреса, сведения о доступе, устройстве и браузере, технические журналы и онлайн-идентификаторы в той мере, в какой они фактически собираются.
и) Добровольно предоставленные сведения: информация из запросов, сообщений, анкет и других обращений.
Специальные категории персональных данных, предусмотренные статьёй 9 GDPR, обрабатываются только при необходимости и наличии соответствующего законного основания.

Статья 4 — Цели и правовые основания обработки
а) Управление запросами, бронированиями и проживанием. Ответы на обращения, подтверждение и сопровождение бронирований, организация доступа, предоставление услуг и оперативная коммуникация.
Правовое основание: статья 6(1)(b) GDPR — исполнение договора или преддоговорные действия.
б) Выполнение требований общественной безопасности. Идентификация гостей и передача предусмотренных законом сведений компетентным органам.
Правовое основание: статья 6(1)(c) GDPR — выполнение юридической обязанности.
в) Налоговые, бухгалтерские, административные и обязательные статистические процедуры. Оформление и хранение налоговых документов, туристический налог, отчётность о туристических потоках.
Правовое основание: статья 6(1)(c) GDPR.
г) Платежи и договорные обязательства. Получение причитающихся сумм, возвраты, проверка обязательств, связанных с проживанием.
Правовое основание: статья 6(1)(b), а в применимых случаях также статья 6(1)(f) GDPR.
д) Безопасность, предотвращение злоупотреблений и защита прав. Защита имущества и систем, предотвращение мошенничества, документирование повреждений, разрешение споров и защита законных интересов.
Правовое основание: статья 6(1)(f) GDPR — законный интерес при соблюдении применимых требований и оценки соразмерности.
е) Реклама и добровольные инициативы. Отправка рекламных сообщений или сбор персональных данных в рамках добровольных мероприятий, если они проводятся.
Правовое основание: статья 6(1)(a) GDPR — согласие, когда оно требуется, либо иное конкретно применимое законное основание.
ж) Работа и безопасность сайта. Обеспечение технической работоспособности, защиты и непрерывности цифровых сервисов.
Правовое основание: статья 6(1)(f) GDPR, когда применимо. Использование необязательных технологий отслеживания осуществляется на основании согласия, если оно требуется законом.

При обработке на основании законного интереса субъект данных может воспользоваться правом на возражение в случаях, предусмотренных статьёй 21 GDPR.

Статья 5 — Бронирования и посреднические платформы
Бронирование возможно напрямую через сайт или каналы связи компаний, а также через платформы и посредников, включая Booking.com, Airbnb и туристические агентства.

Сведения, необходимые для обслуживания бронирования, могут передаваться от платформ управляющей компании и в используемые ею операционные системы, включая систему управления объектами размещения Mews и связанные интеграционные инструменты.

Такие сведения могут включать идентификационные и контактные данные, даты проживания, состав бронирования, заказанные услуги, тарифы и статус платежей.

Платформы и посредники могут выступать самостоятельными операторами персональных данных и применять собственные политики. Технологические поставщики могут выступать обработчиками данных или выполнять иные роли в зависимости от фактически предоставляемых услуг.

Статья 6 — Идентификация гостей и требования общественной безопасности
Управляющая компания обязана выполнять требования по идентификации гостей и передаче сведений органам общественной безопасности, предусмотренные статьёй 109 Единого закона Италии об общественной безопасности (TULPS) и соответствующими нормативными актами.

Для идентификации могут использоваться цифровые процедуры регистрации, включая инструменты, интегрированные с Mews.
При необходимости проверки документов могут временно запрашиваться изображения документов, удостоверяющих личность.

Изображения используются исключительно для необходимых процедур идентификации и регистрации и удаляются после выполнения обязательной передачи сведений органам общественной безопасности.

Постоянный архив копий документов не создаётся.

Предусмотренные законом сведения передаются Государственной полиции Италии (Polizia di Stato) через систему Alloggiati Web в установленном порядке и в соответствующие сроки.

Подтверждения передачи данных и относящиеся к ним доказательства обрабатываются и сохраняются в соответствии с законодательством.
Удаление изображений документов не означает удаления сведений, которые законно должны храниться для иных целей, прежде всего в налоговых и бухгалтерских документах.

Статья 7 — Туристическая статистика, административная отчётность и туристический налог
Управляющая компания обрабатывает сведения, необходимые для обязательной государственной и региональной статистической отчётности о туристических потоках, в том числе через систему ROSS1000 региона Лацио.

В пределах установленных требований статистическая отчётность может включать сведения о прибытии, выезде, количестве ночей, происхождении и месте жительства гостей, а также другие характеристики туристических потоков.

Информация передаётся компетентным органам в индивидуальном, агрегированном или ином формате, предусмотренном соответствующими процедурами.

Кроме того, управляющая компания обрабатывает данные для расчёта, взимания, декларирования и перечисления туристического налога (contributo di soggiorno) муниципалитету Рима (Roma Capitale), в том числе с использованием системы GECOS.

Для этого могут обрабатываться сведения о количестве гостей, продолжительности проживания, облагаемых и освобождённых от налога ночах, основаниях освобождения и предусмотренных законом подтверждающих документах.

Отчётность направляется с периодичностью и в порядке, установленных компетентными органами.

Статья 8 — Выставление счетов и хранение налоговых документов
Для выставления счетов и выполнения налоговых и бухгалтерских обязательств управляющая компания обрабатывает и хранит персональные данные, включённые в налоговые документы, относящиеся к проживанию.

В зависимости от типа документа и конкретных обстоятельств такие данные могут включать:

• имена и фамилии гостей, включённых в проживание;
• страну проживания или происхождения;
• идентификационные и налоговые сведения получателя счёта;
• Codice Fiscale и, когда применимо, Partita IVA;
• адрес проживания или юридический адрес, если он необходим.

Для итальянских гостей, когда это относится к оформлению счёта, могут фиксироваться Codice Fiscale и полный адрес проживания: улица, номер дома, почтовый индекс CAP, муниципалитет Comune и провинция Provincia.

Включение нескольких гостей в налоговый документ не означает, что все перечисленные сведения обязательны для каждого вида фактуры. Применяются принципы необходимости и минимизации данных.

Налоговые и бухгалтерские документы обычно сохраняются десять лет, если законодательство или законные потребности защиты прав не требуют более длительного хранения.

Статья 9 — Платежи, банковские карты и гарантии
Платежи могут обрабатываться через Mews и уполномоченных поставщиков платёжных услуг, платформы бронирования или другие используемые платёжные каналы.

Полные реквизиты банковских карт обрабатываются специализированными платёжными системами с применением предусмотренных мер безопасности.

Управляющая компания может получать ограниченные сведения о транзакциях: суммы, результаты операций, даты, платёжные идентификаторы, токены и частичные сведения о платёжном инструменте, если они доступны.

Техническое хранение платёжных токенов или иных платёжных идентификаторов, когда оно предусмотрено, осуществляется через соответствующие уполномоченные системы.

Возможные списания после выезда, в том числе за документально подтверждённые повреждения имущества, недостающие предметы или другие договорные обязательства, осуществляются исключительно при наличии оснований, предусмотренных применимыми условиями договора, действительными платёжными разрешениями и законом.

Настоящая Политика конфиденциальности сама по себе не является согласием на списание денежных средств.

Статья 10 — Общение с гостями
Общение может осуществляться по электронной почте, телефону, через мессенджеры, WhatsApp, инструменты Mews и системы сообщений платформ бронирования.

Сообщения могут касаться бронирований, регистрации, инструкций доступа, помощи гостям, платежей, административных документов, жалоб и других операционных вопросов.

Содержание сообщений и связанные технические сведения обрабатываются в пределах, необходимых для обслуживания проживания, документирования обращений и защиты прав.
Сторонние поставщики коммуникационных сервисов могут дополнительно обрабатывать данные в соответствии со своими ролями и политиками конфиденциальности.

Статья 11 — Исследования, инновации и анонимная статистика
METANOIA VENTURES S.R.L. и ESO ENDO S.R.L., обе действующие в статусе инновационных стартапов и компаний общественной пользы, проводят исследования и разработки в сфере гостеприимства.

Особое внимание уделяется экологической устойчивости, эффективному использованию ресурсов, качеству проживания и разработке инновационных моделей управления туристическим размещением.

Для этих целей собирается и анализируется анонимная статистическая информация о работе объектов, потреблении ресурсов, использовании услуг и общих характеристиках туристических потоков.

11.1. Характеристики объектов и проживания
Статистика может распределяться по следующим параметрам:

• объект размещения и его адрес;
• тип и категория номеров и апартаментов;
• вместимость и уровень загрузки;
• продолжительность проживания и отчётные периоды.

11.2. Потребление ресурсов и материалов
Исследования могут включать:

• объёмы потребления воды и электроэнергии;
• использование товаров, материалов и оборудования;
• расход гигиенических, моющих и гостиничных принадлежностей;
• использование и замену постельного белья и полотенец;
• образование отходов и экологические показатели, если они измеряются.

11.3. Услуги и предпочтения
Могут анализироваться:

• частота и особенности использования услуг;
• предпочтения относительно оснащения и характеристик жилья;
• тенденции использования и потребления товаров;
• статистические оценки потребностей, выраженных гостями.

11.4. Социально-демографические характеристики
Анонимная статистика может распределяться по следующим показателям:

• пол;
• возраст или возрастные группы;
• страна или населённый пункт, откуда прибыли гости;
• состав путешествующих семей или групп, включая взрослых и несовершеннолетних;
• цель поездки или проживания.

Эти характеристики используются исключительно как статистические переменные, а не для формирования персональных профилей отдельных гостей.
11.5. Порядок сбора информации
Исследовательские сведения собираются и используются в анонимной статистической форме. В исследовательскую базу не включаются имена, фамилии, контактные данные, реквизиты документов или другие персональные идентификаторы.
Исследования не направлены на идентификацию конкретных лиц или семей, не предусматривают индивидуального профилирования и не приводят к принятию автоматизированных решений в отношении отдельных гостей.
Исследовательская статистика отделена от обработки персональных данных для бронирований, регистрации гостей, выставления счетов и выполнения обязательств перед государственными органами.
11.6. Цели и результаты исследований
Статистика используется для изучения особенностей проживания, сокращения отходов, повышения энергоэффективности, понимания туристических тенденций, разработки новых услуг и технологий, оценки качества гостеприимства и результатов инициатив на благо общества.

Анонимные результаты могут использоваться в исследованиях, отчётах, инновационных проектах, отчётности о деятельности на благо общества и других инициативах, соответствующих целям компаний.
Информация, которая действительно является анонимной и не позволяет прямо или косвенно установить личность физического лица с помощью разумно доступных средств, не относится к персональным данным в соответствии с GDPR.

Если проводятся добровольные исследования, предусматривающие сбор персональных данных, участникам предварительно предоставляется необходимая информация и запрашивается согласие в случаях, установленных законом. Отказ от участия не влияет на возможность проживания.

Статья 12 — Маркетинг и рекламные сообщения
Сообщения, необходимые для оформления бронирования и предоставления проживания, сами по себе не являются рекламой.
Рассылки, специальные предложения, акции и другие коммерческие сообщения направляются с соблюдением GDPR и итальянского законодательства об электронных коммуникациях.

Когда это необходимо, запрашивается свободное, конкретное и отзывное согласие. Предусмотренные законом исключения для предложений аналогичных ранее приобретённым услуг могут применяться только при выполнении установленных условий и предоставлении возможности отказаться от сообщений.

Согласие на маркетинг не является условием бронирования или проживания.

Получатель вправе в любой момент возразить против обработки данных для прямого маркетинга.

Статья 13 — Получатели данных и поставщики услуг
В необходимых пределах персональные данные могут передаваться:

• уполномоченным сотрудникам и сотрудничающим специалистам;
• поставщикам PMS, channel manager и технологических услуг, включая Mews;
• платформам бронирования и посредникам;
• платёжным сервисам, банкам и финансовым организациям;
• поставщикам хостинга, технического обслуживания, электронной почты и мессенджеров;
• бухгалтерам, налоговым консультантам, юристам и другим специалистам;
• поставщикам операционных услуг в пределах строго необходимой информации;
• Государственной полиции Италии, Agenzia delle Entrate, региону Лацио, Roma Capitale и другим компетентным органам;
• другим лицам, если передача требуется законом или необходима для защиты прав.

Поставщики, обрабатывающие данные по поручению оператора, назначаются обработчиками данных в соответствии со статьёй 28 GDPR, когда такая квалификация применима.

Организации, самостоятельно определяющие цели и способы обработки, выступают самостоятельными операторами данных.

Персональные данные гостей не продаются третьим лицам.

Статья 14 — Международная передача данных
Использование платформ бронирования, облачных систем, платёжных и коммуникационных сервисов может предполагать обработку персональных данных за пределами Европейской экономической зоны.
Если такая передача осуществляется, оператор применяет предусмотренные главой V GDPR механизмы и гарантии, соответствующие конкретной ситуации, включая решения Европейской комиссии о достаточности защиты, стандартные договорные положения и дополнительные меры, когда они необходимы.

Субъекты данных могут запросить информацию о гарантиях, применимых к передаче их данных, по контактам, указанным в настоящей Политике.

Статья 15 — Сроки хранения данных
Персональные данные хранятся в течение срока, необходимого для соответствующих целей и выполнения применимых обязательств.
а) Изображения документов, удостоверяющих личность: удаляются после завершения идентификации и обязательной передачи сведений органам общественной безопасности. Постоянный архив копий не ведётся.
б) Сообщения Alloggiati Web: переданные сведения не сохраняются в дополнительных копиях исключительно для целей общественной безопасности сверх разрешённого законодательством. Подтверждения передачи подлежат хранению в течение установленного законом пятилетнего срока.
в) Налоговые и бухгалтерские документы: обычно десять лет, за исключением случаев, когда требуется более длительное хранение.
г) Туристический налог, административная и обязательная статистическая отчётность: в течение сроков, предусмотренных применимыми правилами, с учётом проверок, контроля и защиты прав.
д) Договорные сведения, переписка и споры: в течение периода, необходимого для исполнения обязательств, и впоследствии в пределах применимых сроков исковой давности или продолжающихся разбирательств.
е) Платёжные сведения: в зависимости от характера данных, законодательных обязательств и правил платёжных провайдеров. Управляющая компания сохраняет только сведения, необходимые для законных целей.
ж) Данные, обрабатываемые на основании согласия: до отзыва согласия или достижения соответствующей цели, если не действуют иные законные основания хранения.
з) Технические сведения и журналы: в течение сроков, соразмерных задачам работы систем, безопасности и применимым обязательствам.
и) Действительно анонимная статистика: не подпадает под сроки хранения GDPR, поскольку не является персональными данными.

По окончании соответствующих сроков сведения удаляются, анонимизируются либо обрабатываются иным способом, предусмотренным законом.

Статья 16 — Безопасность данных
Операторы применяют технические и организационные меры защиты, соответствующие рискам обработки, в соответствии со статьёй 32 GDPR.
В зависимости от используемых систем такие меры могут включать разграничение доступа, ограничение полномочий, защиту учётных данных, использование специализированных сервисов, управление доступом сотрудников и процедуры хранения и удаления информации.

Доступ к персональным данным предоставляется только уполномоченным лицам и поставщикам, которым он необходим для законных целей.

Меры безопасности пересматриваются и адаптируются с учётом рисков и развития технологий.

Статья 17 — Обязательность предоставления данных
Предоставление сведений, необходимых для бронирования, проживания, идентификации гостей и выполнения юридических обязанностей, обязательно в объёме, предусмотренном соответствующими целями.

Непредоставление таких данных может сделать невозможным оформление или исполнение договора, предоставление доступа к объекту либо выполнение обязательных процедур.

Предоставление сведений для добровольных исследовательских мероприятий и маркетинга является необязательным.

Отказ от предоставления данных, не требующихся для проживания, не препятствует получению надлежащим образом забронированных услуг.

Статья 18 — Права субъектов персональных данных
В случаях и пределах, предусмотренных GDPR, физические лица имеют право:

• получить доступ к своим персональным данным (статья 15);
• потребовать исправления неточных данных (статья 16);
• запросить удаление данных (статья 17);
• потребовать ограничения обработки (статья 18);
• воспользоваться правом на переносимость данных (статья 20);
• возразить против обработки (статья 21);
• не подвергаться решениям, основанным исключительно на автоматизированной обработке, в случаях, предусмотренных статьёй 22;
• отозвать согласие, если обработка основана на согласии, без ущерба для законности предшествующей обработки.

Эти права не являются абсолютными и могут ограничиваться установленными законом обязанностями хранения и другими применимыми положениями.

Запросы можно направлять на контактный адрес для вопросов конфиденциальности, указанный в статье 1, либо на PEC соответствующей компании.

Оператор отвечает в сроки, предусмотренные статьёй 12 GDPR, как правило, в течение одного месяца с момента получения запроса, с возможностью законного продления срока.

Субъект данных вправе подать жалобу в итальянский орган по защите персональных данных — Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it, а также обратиться за судебной защитой.

Статья 19 — Сайт, cookies и технологии отслеживания
Сайт METANOIA STAYS создан на платформе Tilda.
При посещении сайта могут обрабатываться технические сведения, необходимые для отображения страниц, обеспечения безопасности и функционирования онлайн-сервисов.

Использование файлов cookie, инструментов веб-аналитики, встроенного контента и технологий отслеживания регулируется применимым законодательством, включая статью 122 итальянского Законодательного декрета № 196/2003 и GDPR.

Строго необходимые технические cookie могут использоваться в пределах, разрешённых законом. Необязательные технологии отслеживания, требующие согласия, активируются только после его действительного получения.

Подробная информация о фактически используемых технологиях, поставщиках, целях и сроках хранения предоставляется в отдельной Cookie Policy и, когда необходимо, через систему управления согласием.

Статья 20 — Изменения Политики
Настоящая Политика может обновляться в связи с изменениями законодательства, организации компаний, технологий и предоставляемых услуг.

Актуальная версия публикуется на сайте METANOIA STAYS с указанием даты последнего обновления.

При существенных изменениях дополнительная информация предоставляется заинтересованным лицам в случаях и порядке, предусмотренных законом.

Статья 21 — Языковые версии
Настоящая Политика предоставляется на итальянском, английском и русском языках для удобства гостей и посетителей сайта.

Все языковые версии предназначены для передачи одинакового содержания. При расхождениях в толковании основным редакционным текстом считается итальянская версия, без ограничения обязательных прав физических лиц, предусмотренных применимым законодательством.